Procesul de luare a deciziilor si trasaturile caracteristice ale unui manager

Se considera ca managerul unei intreprinderi este persoana care actioneaza pentru transformarea sarcinilor in actiuni concrete, pentru folosirea eficienta a resurselor intreprinderii si cresterea profitului, pentru mobilizarea salariatilor in procesul muncii si motivarea acestora.Putem formula si altfel, si anume: managerul, prin conducere si influenta sa, contribuie la crearea culturii organizationale, care incurajeaza schimbarea, innoirea, motivand si inopinand oamenii, asigurand folosirea eficace si eficienta a resurselor umane si tehnice si ajutand la continuarea viitorului organizatiei.

Decizia este definita ca fiind o linie de actiune aleasa in mod constient dintr-un anumit numar de posibilitati cu scopul de a ajunge la rezultatul dorit.
Din definitia prezentata rezulta ca decizia implica mai multe elemente:
• Existenta unui obiectiv ce trebuie realizat
• Evidenta solutiei , a posibilitatii de actiune
• Alegerea, pe baza unui process rational de gandire logica, a posibilitatii de actiune ideale, adica o varianta optima
• Structurarea continutului variantei optime pentru a furniza toate indicatiile necesare executantilor in vederea realizarii obiectivelor

Ca factorii primari ai deciziei managerial, putem aminti:
• Decidentul – persoana competenta care ia aceasta decizie
• Mediul ambiant decizional – ansamblul elementelor endogene si exogene firmei, care alcatuiesc situatia decizionala, caracterizata prin manifestarea unor influente directe si indirecte asupra continutului si rezultatelor deciziei respective.

Managerii eficace trebuie să ia decizii pentru a soluţiona problemele care apar în cadrul organizaţiilor. Este necesar să se ia o decizie atunci când sunt îndeplinite următoarele condiţii: există o discrepanţă între rezultatele dorite şi situaţia actuală, decidentul este conştient de această discrepanţă, este motivat să o elimine şi dispune de resursele necesare pentru aceasta.

Managerii eficienţi sunt aceia care nu încearcă să rezolve toate problemele cu care se confruntă, ci sunt capabili să delege altora responsabilitatea luării unor decizii, rezolvând doar problemele care au o influenţă puternică asupra atingerii obiectivelor organizaţionale. Este nevoie de un proces sistematizat de luare a deciziilor pentru rezolvarea situaţiilor-problemă neprogramate dificile sau complexe.

Deşi condiţiile în care sunt luate deciziile sunt variate, există o serie de elemente comune ale tuturor deciziilor manageriale. O decizie reprezintă alegerea unei variante dintr-o serie de alternative. Procesul raţional de luare a deciziilor constă dintr-o serie de paşi pe care managerii îi urmează, fie formal, fie pe baza intuiţiei, în alegerea alternativei considerate optimă.

Deciziile programate sunt cele repetitive şi de rutină şi sunt adoptate din obişnuinţă sau pe baza politicilor organizaţiei. Deciziile neprogramate sunt nestructurate şi au caracter de unicat.

Pentru a fi eficienta, orice decizie manageriala trebuie sa indeplineasca cel putin urmatoarele patru conditii:

• Decizia trebuie sa fie fundamentata.
La nivel managerial, tinand cont de importanta deciziilor, este necesar ca alegerea variantei optime sa aiba la baza cat mai multe elemente descrise cat mai real posibil. De exemplu, managerul de resurse umane trebuie sa se sprijine in procesul de acordare a bonusurilor anuale pe rezultatele evaluarii performantelor salariatilor. In caz contrar, bonusurile vor fi acordate pe o baza subiectiva, ce va conduce la o puternica demotivare a angajatilor.

• Decizia trebuie sa fie luata in timp util.
Aparent, aceasta cerinta este in contradictie cu necesitatea de fundamentare a deciziei – proces care pare a consuma mult timp. Dar, in conditiile in care managerii isi organizeaza corespunzator activitatea de raportare si beneficiaza de un sistem informational adecvat, ei vor reusi sa ia deciziile in timp util, astfel incat acestea sa fie bazate pe informatii reale si complete.

• Decizia trebuie sa fie in concordanta cu alte decizii la nivel de organizatie.
Astfel, decizia departamentului de productie de a deschide o noua linie de fabricatie trebuie sa fie corelata cu decizia managerului de resurse umane de a demara o actiune de recrutare de noi angajati.

• Decizia trebuie sa fie formulata clar.
O decizie buna poate fi aplicata gresit in conditiile in care executantul nu intelege ce are de facut. Comunicarea deciziei este la fel de importata ca si alegerea solutiei optime.

Putem incerca o clasificare a deciziilor, grupandu-le in functie de anumite criterii:

1. Referindu-ne la importanta obiectivelor urmarite, deciziile se clasifica in:
• STRATEGICE – sunt deciziile care vizeaza activitatea de ansamblu a unitatii economice, problemele majore ale ei se intind pe o perioada mai mare de timp;
• TACTICE – sunt cele care se refera la activitati partiale, la problem mai simple si concrete
• CURENTE – sunt acele decizii care se refera la problemele de zi cu zi;

2. Din punctul de vedere al frecventei elaborarii lor, deciziile se clasifica in:
• PERIODICE – care se iau in anumite interval de timp, de exemplu la inceput de an sau de semestru;
• NEPERIODICE – caracteristice prin faptul ca au o mare neregularitate;
• UNICE – caracterizate prin faptul ca se iau in situatii exceptionale;

3. In functie de nivelul ierarhic la care se iau, deciziile pot fi:
• LA NIVEL SUPERIOR – cand sunt elaborate de conducerea superioara;
• LA NIVEL MEDIU – ne referim aici la nivelul sefilor de serviciu, sectii, ateliere;
• LA NIVEL INFERIOR – atunci cand se iau la nivelul sefilor de echipa, de birou;

4. Mai putem clasifica deciziile si in functie de sfera de cuprindere a decidentului:
• DECIZII INDIVIDUALE – elaborate de managerii in mod individual;
• DECIZII COLECTIVE – elaborate la nivelul conducerii superioare de catre organele de conducere participative ale unitatii;

Managerii au în prezent o profesie foarte complexă, care solicită unei persoane să fie eficace într-un mare număr de activităţi. Renato Tagiuri, profesor de stiinte sociale la Harvard Business School, a afirmat ca, dupa ani de studii, privind ce anume il face pe un manager sa fie foarte bun, s-a ajuns la concluzia: „Nu este vorba de personalitatea lui, ci de comportament”. Desigur, ca afirmatia sa a starnit discutii aprinse, multi contestand afirmatia.
Renato Tagiuri a descris zece actiuni esentiale ce pot face dintr-un om un manager foarte bun:
1. sa clarifice obiectivele fiecarei functii, pozitii in companie
2. sa descrie clar scopurile
3. sa asculte punctele de vedere ale angajatilor
4. sa se asigure ca exista resurse care sa sustina scopurile propuse
5. sa fie explicit in privinta standardelor de evaluare
6. sa rasplateasca efortul, sa incurajeze
7. sa ofere un feedback prompt performantei
8. sa evite prieteniile cu angajatii, relatiile personale
9. sa-si recunoasca greselile si sa nu minta
10. sa ia deciziile pe care el trebuie sa le ia
Aceste zece comportamente formeaza un sistem si oricare dintre ele ar lipsi, ar fi afectata intreaga structura. In esenta, angajatii trebuie sa stie cum vor fi evaluati, care sunt prioritatile pe care seful le stabileste si daca eforturile lor suplimentare vor fi apreciate.

Referindu-ne la trasaturile care definesc un bun manager, putem aminti anumite caracteristici personale si comportamentale, factori cu impact major asupra climatului organizational.
Prin abilităţi sau competenţe înţelegem comportamente observabile şi obişnuite, cu caracter de deprinderi. O veche controversă între specialişti se referă la educabilitatea abilităţilor manageriale. Altfel spus, managerii sunt înnăscuţi sau se pot crea prin educaţie? Talentul şi înclinaţiile naturale au fără îndoială un rol important. Eu cred ca nu este posibil ca în urma unui curs de management cineva sa şi devină manager. A deveni manager este rezultatul unui proces de transformare personală. Lărgirea perspectivei şi concepţiei despre lume şi viaţă, sporirea nivelului de conştiinţă, munca cu sine însuşi, descoperirea motivaţiilor şi principiilor corecte creează premise pentru a deveni o persoană capabilă să-i conducă pe ceilalţi, adică o persoană care să merite să fie urmată de ceilalţi şi să îi aibă în grijă şi nu în subordine. Persoanele optimiste, care sa relaţioneaze uşor cu ceilalţi, care sunt organizate, comunică excelent, sunt dotate cu intuiţie şi empatie, care dau dovadă de forţă de caracter, care au un dezvoltat sentiment de comuniune socială şi care îşi dezvoltă competenţele tehnice necesare sunt clar avantajate în ocuparea şi îndeplinirea cu succes a unor funcţii manageriale.

1. Abilităţi strategice – facilitează generarea de valoare economică pentru firmă prin adaptarea superioară la mediu:

• viziunea asupra afacerii
• orientarea spre client
• luarea deciziilor
• gestiunea resurselor

2. Abilităţi organizaţionale – facilitează dezvoltarea capacităţii angajaţilor şi buna înţelegere dintre aceştia:

• comunicare
• lucru în echipă şi conducerea acesteia
• coaching
• negociere
• organizare
• relaţionare

3. Abilităţi de eficacitate personala – facilitează conducerea propriei persoane într-o manieră eficace:

• autocunoaştere
• iniţiativa
• motivaţie
• învaţare
• autocontrol
• autocritica
• gestiunea timpului
• optimism
• creativitate
• integritate
• gestiunea stresului
• gestiunea emoţiilor (inteligenţa emoţională)

Tipul uman al managerilor se manifesta in mod cotidian prin stilul de management.
Deosebim astfel:
a) stilul democrat participativ la care se constata: preocuparea pentru realizarea obiectivelor firmei fara a neglija problemele subordonatilor, usurinta in stabilirea si mentinerea contactelor umane, delegarea larga a autoritatii, responsabilitate, tact, bunavointa, atasament;

b) stilul autocrat reprezinta negativul stilului anterior: lipsa consultarii, plasarea in prim plan a autoritatii formale, lipsa de incredere in subordonati, lipsa delegarii, control si indrumare excesive;

c) stilul participativ – autoritar, destul de frecvent intalnit, prezinta caracteristici aflate la jumatatea intervalului limitelor prezentate;

*Proiect prezentat de Psiholog ADRIANA SAVU in cadrul programului „Secretele managementului de succes”